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Sehr geehrter Wartungskunde!

Version 32.1. Funktionsupdate: Bestbieterermittlung / Punktebewertung

Die neue ABiS AVA 2020 Version steht für Wartungskunden unter
> support abisava als Download zur Verfügung!


  

Bestbieterermittlung / Punktebewertung:

Neben dem Billigstbieterprinzip (niedrigster Preis) hat sich das Bestbieterprinzip (wirtschaftlich günstigstes Angebot) in der Praxis der Auftragsvergabe etabliert. Bei Ausschreibungen der öffentlichen Hand ist das Prinzip allgemein verpflichtend vorgeschrieben. Mit dem nun aktuellen BvergG 2018 wurde eine EU-Richtlinie umgesetzt, die Vergaben transparenter, flexibler und einfacher machen soll. Etwaige Eignungs- und Zuschlagskriterien müssen in der Ausschreibung definiert und für alle Bieter kundgemacht sein.

Die Funktion Punktebewertung ist bereits seit vielen Jahren Teil des Moduls Angebotsprüfung - allerdings waren die Möglichkeiten limitiert, da dieses Feature auch wenig nachgefragt wurde. Da wir in der letzten Zeit mehrfach den Kundenwunsch zu einer Praxis-gemäßen Umsetzung und Arbeitserleichterung vernommen haben, wurde nun der Programmteil Punktebewertung komplett überarbeitet.

Bei der Punktebewertung wird in Eignungskriterien und Zuschlagskriterien unterschieden.

  

Eignungskriterien

Kurzum werden die Eignungskriterien mit den möglichen Antworten "OK" oder "nicht OK" verwendet um festzustellen, ob der jeweilige Bieter die vom Auftraggeber definierten Mindestanforderungen erfüllt und in das Rennen um den Zuschlag einsteigt. Eignungskriterien sollten sich ausschließlich auf den Bieter selbst beziehen um festzustellen ob dieser die fachliche, finanzielle, wirtschaftliche, technische Leistungsfähigkeit besitzt den Auftrag anzunehmen.

  

Zuschlagskriterien

Hier sollen Qualitätsmerkmale der Leistung bewertet werden. Dies beinhaltet wirtschaftliche (Anschaffungspreis und Instandhaltung) Aspekte, technische Leistungsfähigkeit, sowie soziale und ökologische Kriterien. Es darf kein Zuschlagskriterium verwendet werden, welches bereits als Eignungskriterium definiert ist.

Es folgt nun ein Beispiel, wo eine kleines fiktives Projekt mit 5 Bietern (4 fiktive Firmen und eine Kostenschätzung) mithilfe der Punktevergabe des Moduls Angebotsprüfung bewertet werden soll. Als Eignungskriterien werden beispielhaft "Mindestumsatz" und "Bonität" aus dem Österreichkatalog (faire-vergaben.at) herangezogen. Für die Zuschlagskriterien werden in diesem Beispiel die aktuellen Kriterien der BIG verwendet. Bedenken Sie bitte dass die Kriterien normalerweise zum Zeitpunkt der Ausschreibung festgelegt sein müssen, und das willkürliche Heranziehen von Kriterien nur der Veranschaulichung des Bedienungsablaufes dient.

  

Abbildung 1: Menü Punktebewertung

Im Menüpunkt Punkteberechnung, Untermenü Kriterien festlegen startet die Eingabe der Kriterien. Im erscheinenden Dialog landet man auf dem Eignungskriterien - Tab und kann selbige von hier aus verwalten.

Durch Klick auf die Schaltfläche Erstellen erscheint nun ein neues Fenster, wo Bezeichnung und Langtext des Eignungskriterium eingegeben wird. In unserem Beispiel haben wir die beiden Eignungskriterien Mindestumsatz und Bonität erstellt und entsprechende Langtexte eingefügt.



Abbildung 2: Eignungskriterien erstellen

Nun erstellen wir die drei Zuschlagskriterien Gesamtpreis, Zusätzliche Gewährleistung und Anzahl der Lehrlinge. Durch Klick auf den Tab Zuschlagskriterien im Kriterien-Verwaltungs-Dialog gelangen wir zu besagten Bereich und können auch hier über die Schaltfläche "Erstellen" Zuschlagskriterien festlegen. Zuschlagskriterien sind eine Spur komplexer da es diverse Möglichkeiten der (semi-) automatischen Punktevergabe gibt.



Abbildung 3: Zuschlagskriterium erstellen: Gesamtpreis

   Zuerst vergeben wir einen Namen und die Gewichtung des Kriteriums im oberen Bereich des Dialogs.

Nun folgt die schriftlich Erklärung der Bewertung auch im Langtext fest, diese ist primär für den späteren Ausdruck relevant.
Im unteren Bereich des Dialogs wird nun festgelegt wie die Punkte ermittelt werden. Für die Preisbewertung nehmen wir den Wert Angebotspreis, der automatisch aus dem aktuellen Preisspiegel entnommen wird. Die Punkte gemäß im Rennen befindlicher Bieter, gewählter Variante und etwaigen Rundungseinstellungen werden automatisch berechnet. Von der BIG vorgeben ist das einfache, aber eigentlich nicht ganz geeignete, Rechenmodell Verhältnis zu Bestwert.

Wir bieten alternativ auch 3 lineare Modelle an. (Linear zwischen 0 und Best-Wert, Linear zwischen Schlechtest und Best-Wert, Malus pro % Abweichung vom Bestwert). Der Punktebereich bleibt bei diesem Kriterium beim Standard, 0 bis 100 Punkte.
Bestätigt wird die Kriteriumserstellung mit Okay. Gibt es Ungereimtheiten wird Sie das Programm darauf hinweisen und das Kriterium nicht speichern lassen, bis die Mängel behoben sind.

   Nun geht es weiter mit dem Kriterium "Zusätzliche Gewährleistung".

In der Definition von Name, Gewichtung und Langtext läuft alles wie gehabt. Als Wert tragen wir wir nun aber den benutzerdefinierten Wert "zusätzliche Gewährleistungsjahre" ein. Als Bewertungsmodell dient hier "lineare Skalierung zwischen null und bestem Wert", d.h. der Bieter bekommt 0 Punkte für 0 zusätzliche Gewährleistungsjahre und maximale Punkte für maximale Gewährleistungsjahre.

Aus dem Langtext folgt, dass es hier maximal 3 Punkte zu erreichen gibt. Wir setzten daher die maximalen Punkte für diese Kriterium auf 3. Da wir nun einen benutzerdefinierten Wert anstatt des Angebotspreises verwenden müssen wir nun zusätzlich definieren was der Bestwert ist. In unserem Fall ist >= 3 perfekt, d.h. für 3 oder mehr zusätzliche Gewährleistungsjahre gibt es maximale Punkte.



Abbildung 4: Zuschlagskriterium erstellen: Gesamtpreis

Ist das zu kompliziert oder unübersichtlich können Sie alternativ das Kriterium auch so definieren wie das folgende "Anzahl der Lehrlinge".



Abbildung 5: Zuschlagskriterium erstellen: Anzahl der Lehrlinge

Bei der Erstellung des dritten und letzten Kriteriums "Anzahl der Lehrlinge" gehen wir vor wie eben und verwenden als benutzerdefinierten Wert "Anzahl Lehrlinge".

Für dieses Kriterium verwenden wir das Modell manuelle Punkteingabe und hinterlegen es mit einer Wertetabelle, die im untern Bereich des Dialogs wie im Langtext vorgegeben einfach eingetippt werden kann.

Das Hinterlegen mit Tabelle ist optional, hilft aber Fehler bei der Punktevergabe zu vermeiden. Tabellen müssen auch nicht jeden möglichen Wert abbilden, allerdings muss zumindest ein Wert für minimalen und einer für den maximalen Punktewert hinterlegt werden.

Sollte die Gesamtgewichtung aller Zuschlagskriterien nicht 100% ergeben, wird Sie das Programm warnen und automatisch eine verhältnismäßige Skalierung vorschlagen. Sind alle Gewichtungen 0% ist eine Speicherung auch möglich, etwa um die Kriterien zu entwerfen. Durch Bestätigung des Kriterien-Verwalten Dialogs haben wir diesen Abschritt abgeschlossen und können direkt mit der Punktevergabe fortfahren.

   Im Hauptfenster sollten wir nun sicherstellen, dass nur Bieter bewertet werden, die bewertet werden sollen. In unserem Fall schalten wir daher den Bieter 5 "Schätzkosten" aus.



Abbildung 6: Hauptfenster: Schätzkosten als Bieter deaktivieren

   Nun geht es direkt mit dem Menüpunkt Punkteauswertung unter Punktebewertung zur Punktevergabe.



Abbildung 7: Punktevergabe: Eignungskriterien

Wir landen wie auch schon bei der Kirteriumsdefinition erstmals im Tab Eignungskriterien und können hier festlegen und kommentieren ob die Anforderungen erbracht sind. Durch Klick auf eine Zelle ändert sich der rechte Bereich des Dialogs, dort können der Okay-Button geklickt und Kurzkommentare eingetragen werden. Werden Kommentare eingetragen, sind diese unten ersichtlich, und es erscheint in der jeweiligen Zelle eine Fußnote. Alternativ könne sie auch auf das Kästchen in der Tabelle klicken um ein Kriterium zu erfüllen.

Sind Eignungskriterien definiert, können nur Bieter im Zuschlagsverfahren Punkte erhalten, die alle Eignungen erfüllen!

In unserem Fall erfüllt BAUMEISTER B-FUCHS nicht das Kriterium Bonität und wird daher in der Punkteermittlung leer ausgehen.

   Nun geht es weiter im Tab Zuschlagskriterien zur eigentlichen Punktevergabe.

Auch hier können durch Klick auf die jeweilige Zelle die Details auf der rechten Seite des Dialogs eingesehen und verändert werden. Das Kriterium Gesamtpreis wird, automatisch berechnet daher müssen wir hier nichts tun. Bei den anderen Kriterien werden "?" in der Zelle angezeigt, das heißt das Programm wartet auf unsere Eingabe. Ausgenommen ist die Zeile BAUMEISTER B-FUCHS , dieser hat nun durch seine nicht-Eignung null Punkte.

Angezeigt werden immer der gewichtete Punktewert und in Klammer der Kategorie-Punktewert.



Abbildung 8: Punktevergabe: Gewährleistung

Wird eine Zelle in der Spalte zusätzliche Gewährleistung geklickt, kann nun auf der rechten Seite der Wert für zusätzliche Gewährleistungsjahre eingeben werden und wird automatisch in Punkte umgerechnet.



Abbildung 9: Punktevergabe: Anzahl der Lehrlinge

In der Spalte Lehrlinge können wir nun mit der vorher eingegeben Tabelle arbeiten, durch Klick auf einen entsprechenden Wert wird dieser automatisch in die entsprechenden Felder eingetragen. Tragt man den Wert manuell ein, wird der Punktewert automatisch aus der Tabelle gesucht und ins Punktefeld eingetragen. Manuelles Eintragen beider Werte (Wert und Punktewert) sind bei diesem Bewertungsmodell genauso möglich. Achten Sie darauf immer die Kategorie-Punkte einzutragen, um die Gewichtung kümmert sich das Programm selbstständig!

   Durch Rechtsklick auf die Kopfzeile der Tabelle könnten wir diese nun als Excel ausgeben. Es steht aber auch eine umfangreiche Ausdrucksmöglichkeit zur Verfügung welche wir uns noch im folgenden anschauen wollen.

Nach bestätigen des Dialogs, landen wir wieder im Hauptfenster von ABIS-AVA und können dort über Drucken, Unterpunkt Punktebewertung zu den Druckoptionen gelangen.



Abbildung 10: Punktebewertung Drucken: Optionen

Um den Ausdruck zur vervollständigen und zu individualisieren stehen Ihnen ein eigenes Deckblatt und ein Schlusstext Dokument zur Verfügung die im Menüpunkt Punktebewertung zu bearbeiten sind.

In unserem Beispielfall haben wir das nicht, aber möchten sowohl Eignungs- als auch Zuschlagskriterien ausdrucken. Für beide Kriterientypen stehen sowohl Übersichtstabellen (Matrix wie im Dialog Punkteauswertung) sowie Einzeltabellen pro Kriterium zur Verfügung (etwa wie im Ausdruck Bieterlückenvergleich). Sie können auch beides gleichzeitig aktivieren.

In den Tabs "Format", "Seite" und "Drucktexte" kann auch dieser Ausdruck wie, aus unseren anderen Ausdrucken gewohnt, nach belieben individualisiert werden.

Im folgenden sehen Sie noch Auszüge aus dem Ausdruck mit den gezeigten Einstellungen.



Abbildung 11: Punktebewertung Drucken: Ausdruck Eignungskriterien



Abbildung 12: Punktebewertung Drucken : Ausdruck Zuschlagskriterien

   Wir hoffen Ihnen den Arbeitsalltag mit dieser Erweiterung im Bereich Vergabe etwas erleichtert zu haben.
Sollten Sie Fragen, Wünsche oder Beschwerden bezüglich der Bestbieterermittlung in ABIS-AVA haben, sind wir Ihnen gerne behilflich!

   ABIS Softwareentwicklung GmbH
Dipl.-Ing. Edwin Reichhart
A-8010 Graz
Rechbauerstraße 20-22

Tel +43 316 831361
Fax +43 316 837808
reichhart@abis-software.at

ABIS Software GmbH
Dipl.-Ing. Alfred Gollner
D-12587 Berlin
Aßmannstraße 53

Tel.: +49 - 30 - 77 10 315 0
Fax: +49 - 30 - 77 10 115
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